L’ABC du télétravail – les outils de base pour le travail à distance en équipe

Recommandations de Louise, l’ADN de Culture Laval

Le contexte actuel bouscule notre quotidien et nos manières de travailler. Louise, l’agente de développement numérique de Culture Laval a sélectionné plusieurs outils numériques collaboratifs gratuits qui viendront vous aider et faciliteront votre travail à distance. N’hésitez pas à la solliciter pour adapter vos outils à votre situation à l.brunet@culturelaval.ca.

OUTILS POUR FACILITER VOS RENCONTRES VIRTUELLES 

Zoom.Us

Zoom est un outil de vidéoconférence simple et intuitif, qui permet de communiquer facilement par vidéo avec tous les membres de votre équipe. À ce jour, il est l’outil le plus stable, au niveau de la synchronisation de l’image et du son. 

Principales fonctionnalités : 
  • Partager un lien URL pour accéder à une réunion
  • Accéder à une réunion par système téléphonique
  • Planifier une réunion synchronisée à votre calendrier 
  • Diviser une réunion Zoom en plusieurs sessions distinctes pour des discussions, projets, conférences. 
  • Partager votre écran d’ordinateur. Plusieurs participants peuvent partager simultanément leur écran et annoter pour plus d’interactivité.
  • Enregistrer vos réunions localement ou sur le Cloud, consulter les transcriptions générées automatiquement par Zoom et capturer vos notes.
  • Discuter en clavardage en utilisant la messagerie intégrée

Coûts 

  • Version standard gratuite : réunion avec une possibilité de 100 participants et limite de 40 minutes par les réunions de groupe

Tutoriels pour en apprendre plus :

Tout ce qu’il faut savoir sur Zoom
Capsule de formation Zoom

Hangouts Meet 

Hangouts Meet fait parti des outils créés par le Suite Google. Permettant également des vidéoconférences, cette application est réputée pour les rencontres un à un et les réunions de petits groupes. L’interface est simple et facile à utiliser. Toutefois, seulement un-e participant-e peut partager son écran à la fois.

Principales fonctionnalités :

  • Partager un lien URL pour accéder à une réunion
  • Accéder à une réunion par système téléphonique
  • Planifier une rencontre au calendrier par Google Agenda
  • Partager l’écran d’un participant
  • Enregistrer vos réunions sur Google Drive

Coûts : 

Jusqu’au 1 juillet 2020, Google offre l’accès aux fonctionnalités avancées de Hangouts entreprise gratuitement

  • Réunions plus importantes, jusqu’à 250 participants par appel
  • Streaming en direct jusqu’à 100 000 téléspectateurs dans un domaine
  • La possibilité d’enregistrer des réunions et de les enregistrer sur Google Drive

Tutoriels pour en apprendre plus : 

Pour plus d’informations sur l’application Hangout Meets, cliquez ici 

OUTIL BUREAUTIQUE COLLABORATIF

La suite Google (Google Docs, Google Sheets, Google Slides) 

Google met à disposition une multitude d’applications gratuites en ligne. Vous devez vous créer un compte Google, avec votre e-mail personnel, de travail ou d’une adresse Gmail. Il est également possible de créer un compte entreprise pour vous connecter avec tous les membres de votre équipe. Dans tous les cas, vous avez accès à différentes applications, qui ont cette particularité commune, de pouvoir être partagé aisément, par invitation ou grâce à un lien URL. Cela facilite le travail collaboratif, c’est-à-dire, de rendre possible le travail à plusieurs et de façon simultanée sur un même document.

Google Docs : Cette application de rédaction et de traitement de texte, vous permet de travailler en simultané sur un document. Tout comme les documents Word, il est possible de suivre les suggestions de modifications de vos collègues. Pour plus d’informations

Google Sheets : Cette application permet la création de tableaux, de calculs automatisés, de planning, de graphiques et de bases de données très sommaires. Il s’agit de l’équivalent d’Excel pour le travail collaboratif. Pour plus d’informations  

Google Slides : Cette application de présentation permet la création de diapositives. Vous pouvez y intégrer tous types de contenus. Il s’agit de l’équivalent de PowerPoint. Pour plus d’informations

OUTILS DE GESTION DE PROJETS

Trello

Trello, c’est un outil de gestion de projets en ligne qui permet d’organiser vos projets et de définir les offres de priorité. Il fonctionne comme une poupée russe en cinq niveaux. Il se présente sous la forme de tableaux et de listes de tâches, composées de différentes fiches. Il est possible de partager des fichiers, d’écrire des commentaires, de fixer des dates limites, etc.

Principales fonctionnalités : 

  • Collaborez avec votre équipes et vos partenaires en créant des listes de tâches
  • Suivi des projets en ajoutant des commentaires, des pièces jointes, des dates limites, etc. 
  • Automatisation du flux de travail
  • Ajouts de fonctionnalités avec d’autres applications comme Google Drive et Slack 

Coûts

Version de base gratuite : Tableaux personnels illimités, cartes illimitées, 10 tableaux d’équipe, 1 power-up par tableau

Tutoriels pour en apprendre plus :

Asana

Asana est un outil de gestion de projets sophistiqué qui vous permet de gérer des projets de simple à plus complexe. Asana dispose d’une fonction de tableaux basée sur le système Kanban (liste de tâches) qui vous permet de visualiser votre travail avec une progression visuelle similaire à celle de Trello et de la partager avec votre équipe.


Principales fonctionnalités :

  • Plusieurs options d’affichages : Liste, tableau, chronologie, calendrier, fichiers, progression, boîte de réception, Mes tâches.
  • Clavardage en équipe
  • Définition des priorités
  • Intégration avec les outils Google, Microsoft, Slack et plus 
  • Attribution de tâches aux autres membres de l’équipe

Coûts

Version gratuite : travail en équipe jusqu’à 15 personnes

Tutoriels pour en apprendre plus :

OUTILS DE CLAVARDAGE

Slack

Afin de désengorger votre boîte courriel et de minimiser votre empreinte écologique, Slack est avant tout un outil de clavardage entre équipes. Il vous permet également de partager des documents, des articles, en organisant l’information sous forme de chaînes ou canaux à suivre. Cet outil de communication à l’interne est très pratique puisqu’en plus d’organiser celle-ci, Slack vous permet de retrouver l’information grâce à un outil de recherche.

Principales fonctionnalités :
– Des conversations organisées et hiérarchisées
– Envoie de documents, vidéos, etc.
– Outils de recherche

Coûts : 

Version gratuite : Accédez aux 10 000 messages les plus récents de votre équipe/ 10 intégrations avec d’autres applications telles que Google Drive, Office 365 et bien d’autres/ Appels audio et vidéo entre deux collaborateurs.

Tutoriels pour en apprendre plus :

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