Règlements généraux

1. Objectifs et application de la Politique de confidentialité

Le Conseil régional de la culture de Laval (ci-après «Culture Laval ») respecte votre vie privée et la protection des renseignements personnels représente une priorité essentielle de nos pratiques organisationnelles. Par la présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique »), nous nous engageons à accroître notre transparence quant aux renseignements personnels que nous recueillons, détenons, utilisons ou communiquons, les raisons pour lesquelles nous les recueillons, avec qui nous les partageons, comment vous pouvez y accéder, comment les faire rectifier et dans quelle mesure ils peuvent faire l’objet d’une destruction ou anonymisation.

Nous avons défini cette Politique afin d’expliquer nos pratiques à l’égard des renseignements personnels que nous recueillons, détenons, utilisons ou communiquons.

En utilisant nos services, que ce soit via l’un ou l’autre de nos trois (3) sites Web, à savoir, le site Web principal de Culture Laval https://culturelaval.ca/ ainsi que les sites Web associés aux projets que nous dirigeons, soient https://signelaval.com/ et https://dia-log.ca/ (ci-après collectivement les « Sites Web »), ou en communiquant directement avec nous ou en nous fournissant autrement des renseignements personnels, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient traités en conformité avec la présente Politique.

Cette Politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, R.L.R.Q., c. P-39.1 (ci-après « Loi »).

2. Collecte des renseignements personnels et fins de la collecte

Dans le cadre de la présente Politique, un « renseignement personnel » réfère à tout renseignement concernant une personne physique et permettant, directement ou indirectement, de l’identifier. Un renseignement de nature professionnelle, tel que votre titre, adresse postale, adresse courriel ou numéro de téléphone d’affaires ne sont pas inclus dans la notion de renseignement personnel selon la Loi. Un renseignement qui est anonymisé ou agrégé et qui ne peut être associé directement ou indirectement à une personne identifiable, et ce, de façon irréversible, n’est pas un renseignement personnel.

A) Méthodes de collecte

Culture Laval peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, notamment par téléphone, lorsque vous nous transmettez un courriel ou lorsque vous créez un compte ou effectuez une transaction sur nos Sites Web ou les fréquentez, mais ne le fera que par des moyens licites, avec votre consentement et uniquement aux fins qui vous ont été divulguées, comme décrit dans la présente Politique, sauf si la Loi l’exige ou l’autorise autrement. Pour tout autre usage de vos renseignements personnels, votre consentement sera demandé.

Lorsqu’un consentement est requis de votre part, nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois, le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de votre action ou inaction. Par exemple, le fait de nous fournir votre prénom, nom ainsi qu’une adresse postale ou courriel pour recevoir une publication ou de nous fournir votre prénom, nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins pour lesquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

B) Circonstances de la collecte et renseignements personnels recueillis

Les renseignements personnels que nous recueillons, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et Culture Laval. Afin de rendre cette Politique aussi claire que possible, nous avons indiqué ci-dessous les circonstances suivant lesquelles nous pourrions notamment être amenés à recueillir vos renseignements personnels :

• Lors de votre adhésion ou du renouvellement de votre adhésion à titre de membre de Culture Laval;
• Lors de la création d’un compte ou d’un profil sur le site Web principal de Culture Laval pour gérer l’adhésion;
• Lors de votre inscription à un concours;
• Lors de votre implication à titre d’administrateur sur le conseil d’administration de Culture Laval;
• Lors du développement et de la mise en œuvre d’un partenariat ou d’une entente de services avec vous;
• Lors de votre inscription aux formations et autres activités de développement professionnel que nous offrons;
• Lorsque vous nous contactez pour échanger avec nous;
• Lors de votre inscription aux infolettres associées à nos Sites Web;
• Lorsque vous naviguez sur nos Sites Web; certaines informations sont alors automatiquement recueillies. Nous vous invitons à consulter la section relative à l’utilisation des fichiers témoins et autres technologies ci-dessous;
• Lorsque vous déposez votre candidature pour postuler un emploi ou pour participer à un processus de consultation ou à un comité coordonné par Culture Laval;
• Lors de la création de votre compte ou profil sur la console Footlight pour publier des événements sur le calendrier du projet « Signé Laval ».

Les renseignements personnels pouvant principalement être recueillis par nous sont :

• Coordonnées ou identification. Prénom et nom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance;
• Preuves d’identité. Pièces d’identité et autres documents officiels;
• Renseignements liés à l’adhésion. Type d’adhésion, statut, durée, date d’échéance;
• Renseignements fiscaux et de paiement. Numéro d’assurance sociale, coordonnées bancaires, numéro de carte de crédit;
• Renseignements liés aux intérêts professionnels. Domaine d’activité, site Web exploité, curriculum vitae, portfolio;
• Autorisations d’envois et d’utilisation ciblées. Votre intérêt ou non à participer à des consultations ou comités sectoriels ou à voir certaines de vos coordonnées diffusées par nous dans le cadre d’appels de dossiers, de répertoires ou de promotion en lien avec un domaine d’activité;
• Renseignements découlant de votre navigation sur nos Sites Web. Nous vous invitons à consulter la section relative à l’utilisation des fichiers témoins et autres technologies ci-dessous.

C) Fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels pour les fins suivantes ou à d’autres fins avec votre consentement ou si autorisés par la Loi :

• Servir notre mission de valorisation, de représentation, de transformation et d’accompagnement du milieu culturel professionnel de Laval;
• Mettre en valeur et accroître la visibilité de nos membres par le biais de nos diverses plateformes numériques et autres outils de communication et de promotion;
• Répondre à vos demandes lorsque vous nous contactez;
• Analyser la manière dont nos Sites Web sont utilisés et accédés, nous permettant ainsi d’accroître les fonctionnalités, d’en développer de nouvelles et d’optimiser les Sites Web de manière globale pour mieux répondre aux besoins de nos utilisateur·rice·s;
• Adapter les contenus des Sites Web en fonction de leur performance, de l’intérêt des utilisateur·rice·s et du volume de consultation;
• Traiter les achats que vous effectuez;
• Communiquer avec vous pour vous informer de nos projets, de nos services et de nos offres, lorsque vous avez fait le choix de recevoir cette information et sous réserve du retrait de votre consentement;
• Évaluer votre candidature pour un emploi ou pour participer à un processus de consultation ou à un comité;
• Adapter les contenus des infolettres et autres envois personnalisés ainsi que leur cycle d’envoi pour qu’ils demeurent pertinents et utiles pour nos lecteur·rice·s;
• Développer de nouveaux services en phase avec les besoins et intérêts de nos membres;
• Établir des statistiques permettant de bonifier nos stratégies d’attractivité;
• Procéder à l’analyse publicitaire;
• Confirmer votre admissibilité à titre de membre ou de participant·e dans le cadre d’un projet ou d’une activité et autrement administrer la vie corporative;
• Satisfaire à certaines obligations issues de lois ou règlements.

Culture Laval prend des dispositions raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels recueillis en adoptant les mesures de sécurité appropriées.

3. Utilisation des fichiers témoins et autres technologies

Lorsque vous visitez nos Sites Web, il est possible que vous nous fournissiez des informations via des fichiers témoins. Les fichiers témoins sont des morceaux d’information qui vous sont envoyés par un site Web lorsque vous le visitez. Ils se stockent de façon temporaire ou permanente sur votre appareil pour garder des traces de votre visite.

Nous utilisons des fichiers témoins afin de faciliter votre navigation ou de personnaliser l’utilisation que vous faites de nos Sites Web. Les témoins sont inoffensifs en ce sens qu’ils ne peuvent pas extraire des renseignements personnels de votre appareil. Vous pouvez les consulter et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle.

Vous pouvez paramétrer votre navigateur Web pour limiter les témoins ou encore les désactiver. Lorsque vous naviguez sur nos Sites Web, vous pouvez ainsi consentir ou ne pas consentir à l’utilisation des fichiers témoins par l’entremise d’un témoin de consentement. Il est cependant possible qu’en refusant la collecte de données par le biais des témoins, vous ne puissiez pas accéder à certaines parties ou fonctionnalités de nos Sites Web. Pour en apprendre plus sur les fichiers témoins et comment vous pouvez les gérer, nous vous invitons à lire notre article à ce sujet dans la Rubrique numérique.

Les témoins que nous utilisons sont :

• Témoins de session. Servent à enregistrer vos informations de connexion pour vos permettre de vous connecter automatiquement.
• Témoins de consentement. Servent à obtenir, gérer et enregistrer vos préférences en matière de consentement à l’utilisation des témoins.
• Témoins essentiels et de fonctionnalité. Servent au bon fonctionnement de nos Sites Web et de leurs fonctionnalités.
• Témoins de préférence. Servent à enregistrer vos préférences et habitudes de navigation sur nos Sites Web afin d’offrir des contenus ciblés.
• Témoins de statistique. Servent à déterminer le nombre de visites et les sources du trafic sur nos Sites Web.
• Témoins de sécurité. Servent à assurer la sécurité de nos Sites Web et des processus d’authentification des utilisateur·rice·s.
• Témoins de marketing. Servent à des fins publicitaires et sont partagés avec des tiers. Certains de ces témoins peuvent ainsi nous permettre d’effectuer du profilage.

Pour des fins statistiques et d’amélioration de nos services, Culture Laval récolte également des données d’utilisation, et ce, exclusivement sur les sites Web https://culturelaval.ca/ et https://signelaval.com/ par le biais des témoins analytiques de Google Analytics.

• Pour empêcher la collecte de vos données par Google Analytics : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en
• Pour personnaliser les publicités apparaissant sur les différentes plateformes de Google : https://www.google.com/settings/ads

En outre, lorsque vous activez les fonctions pertinentes, nous recueillons, exclusivement sur les sites Web https://culturelaval.ca/ et https://signelaval.ca/, par l’entremise des fichiers témoins, les données ci-dessous énumérées :

• Données de localisation. Des données, qui peuvent être précises ou non, sur l’emplacement de votre appareil, telles que l’adresse IP d’un appareil ou des données de votre profil de compte indiquant avec moins de précision l’endroit où vous vous trouvez, comme le nom d’une ville ou un code postal;
• Données de navigation. Nom d’utilisateur, mot de passe, indices de mot de passe et autres renseignements de sécurité semblables servant à vous identifier et à accéder à votre compte, source (provenance), médium, appareil de navigation, langue de navigation, pages consultées, nombre de pages consultées, temps de visite et autres données récoltées par le biais de votre navigation sur les sites Web concernés;
• Données sur la consommation de contenu. Données sur le contenu multimédia (p. ex. télévision, vidéo, musique, audio, livres, applications et jeux) auquel vous accédez à partir des sites Web concernés;
• Recherches et commandes. Requêtes de recherche et commandes que vous effectuez lorsque vous utilisez les sites Web concernés;
• Autres données. D’autres données fournies lorsque vous utilisez les sites Web concernés et nos services, notamment les données issues de Google Analytics, telles que vos habitudes et préférences de consommation, informations présentes sur vos profils publics de réseaux sociaux, autres informations de contact servant à communiquer avec vous via les réseaux sociaux et autres plateformes numériques, etc.

4. Liens vers des sites externes

Nos Sites Web peuvent contenir des liens vers des sites externes exploités par des tiers qui ne sont pas visés par la présente Politique. Les renseignements que vous fournissez dans ces sites externes sont soumis à leur propre politique de confidentialité, s’ils en détiennent une.

Afin de rendre votre visite plus dynamique, le site Web principal de Cuture Laval intègre des fonctionnalités de sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder par l’entremise de plugins. De telles fonctionnalités peuvent parfois lire et placer des fichiers témoins sur votre appareil. Nous n’avons aucun contrôle ni aucun accès à ces fichiers témoins. L’activation automatique est désactivée pour vous donner l’opportunité de faire un choix éclairé quant au partage de vos données avec ces tierces parties. Pour que vous disposiez d’une information la plus claire possible, nous avons énuméré ci-dessous la liste des plugins utilisés sur les sites Web https://culturelaval.ca/ et https://signelaval.com/ ainsi que l’hyperlien permettant d’accéder à la politique concernant les fichiers témoins pertinents.

Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité adoptées par des tiers. Il vous appartient donc d’étudier les politiques de confidentialité affichées sur chacun de ces sites Web afin de savoir comment vos renseignements personnels peuvent y être recueillis, détenus, utilisés ou communiqués.

5. Mesures de sécurité

Les renseignements personnels recueillis par Culture Laval sont sauvegardés dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés situés, dans la mesure du possible, au Québec ainsi qu’en Ontario.

Vos renseignements personnels peuvent également être traités et conservés à l’extérieur du Canada par nos fournisseurs de services, à qui nous divulguons des renseignements personnels conformément à la présente Politique. Les renseignements personnels peuvent alors être assujettis aux lois locales des pays ou territoires au sein desquels les renseignements personnels sont collectés, utilisés, divulgués ou conservés. Dans de telles circonstances, Culture Laval prend les moyens raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente Politique.

Nous utilisons le protocole SSL (Secure Sockets Layer) afin d’établir un lien crypté entre nos serveurs Web et votre navigateur. Ce lien permet de garantir la confidentialité et la protection des données transférées par l’entremise de nos Sites Web.

Culture Laval limite l’accès à vos renseignements personnels aux membres autorisés de son personnel dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès. Le personnel autorisé est adéquatement formé pour assurer la protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée.

6. Cycle de conservation des données

Nous conservons tous les renseignements personnels collectés jusqu’à ce que les fins pour lesquels ils ont été recueillis ou utilisés soient accomplies et pendant toute la durée nécessaire pour nous permettre de nous conformer aux exigences légales de conservation, le tout en conformité avec nos pratiques de conservation et selon ce qui est prévu à la législation applicable. Une fois le délai de conservation passé, vos renseignements personnels sont détruits ou anonymisés en toute sécurité de sorte que les renseignements ne permettent plus de vous identifier.

7. Partage des renseignements personnels avec des tiers

Il est possible que dans le cadre de nos activités, nous ayons à partager certains de vos renseignements personnels avec des tiers. Culture Laval ne vend toutefois vos renseignements personnels à aucune entreprise ni ne les échange avec quiconque.

Outre les membres du personnel de Culture Laval dont les fonctions rendent nécessaire l’accès aux renseignements personnels recueillis, les personnes suivantes pourraient avoir accès à vos renseignements personnels :

1. Certains fournisseurs de services (par exemple, des firmes de programmation ou de services informatiques) peuvent avoir ponctuellement accès à vos renseignements personnels afin de fournir le service requis, mais il leur est strictement interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. Culture Laval signe une entente de services avec chacun de ces fournisseurs afin de s’assurer de la protection des renseignements personnels qui leur seraient communiqués.
2. Culture Laval pourrait être obligé de communiquer vos renseignements personnels en vertu des lois applicables, par exemple à un conseiller juridique ou à un organisme gouvernemental en autorité d’obtenir de tels renseignements personnels.

8. Vos droits

La Loi vous confère certains droits en lien avec vos renseignements personnels. Vous pouvez notamment :

1. Demander l’accès à vos renseignements personnels afin de vérifier ceux-ci. Notez toutefois que nous nous réservons le droit de vous demander des informations supplémentaires afin de prouver votre identité;
2. Demander de rectifier vos renseignements personnels;
3. Demander une copie de vos renseignements personnels collectés dans un format accessible;
4. Retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels; selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait empêcher Culture Laval de continuer à vous fournir les services que vous avez demandés ou d’évaluer adéquatement vos demandes et de les traiter;
5. Être informé de tout incident de confidentialité pouvant vous causer un préjudice sérieux et des mesures qui seront mises en œuvre pour prévenir de futurs incidents;
6. Déposer une plainte si vous estimez que nous traitons vos renseignements personnels en violation de la Loi.

9. Âge de consentement

Nous ne sollicitons et ne recueillons sciemment aucun renseignement personnel directement auprès de mineurs de moins de quatorze (14) ans. Si les renseignements personnels recueillis concernent une personne de moins de quatorze (14) ans, l’autorisation du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur sera exigée sauf exception prévue par la Loi.

10. Modifications apportées à la Politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment; prière de la consulter fréquemment. Sauf mention contraire, les modifications à cette Politique entrent en vigueur dès leur publication sur nos Sites Web. Si des changements y sont apportés, nous vous aviserons ici de la mise à jour, afin que vous sachiez quels renseignements nous recueillons, la manière dont nous les utilisons et dans quelles circonstances nous les divulguons, s’il y a lieu. Si les modifications sont jugées significatives, nous publierons un avis mis en évidence sur nos Sites Web (y compris, pour certains services, par le biais d’une notification par courriel).

11. Accès, plainte, rectification et questions

Si vous souhaitez exercer vos droits et, entre autres, accéder à ou faire rectifier tout renseignement personnel que nous avons récolté et que nous détenons à votre sujet, déposer une plainte ou en apprendre davantage sur nos pratiques internes de gestion des renseignements personnels, veuillez communiquer par écrit avec la personne désignée Responsable de la protection des renseignements personnels, ci-dessous identifiée, en remplissant et lui retournant ce formulaire.

Toute demande sera traitée de façon confidentielle. Nous accuserons réception d’une demande dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception et répondrons à toute demande dans les trente (30) jours suivant sa réception.

12. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne Responsable de la protection des renseignements personnels de Culture Laval est Madame Rachel Sansregret, directrice générale, laquelle peut être jointe aux coordonnées ci-dessous :

Culture Laval

387, rue Laurier

Laval, QC H7N 2P3

450-639-3550 poste 1

vieprivee@culturelaval.ca