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Adjoint-e à la direction
21 heures/semaine | Date limite : 21 février 2020 à midi
Sommaire du poste
Sous l’autorité de la direction générale, l’adjoint-e à la direction assiste cette dernière dans la réalisation de tâches administratives, notamment par la production de différents documents et rapports. Il-elle est responsable du suivi comptable et de la mise à jour des outils de gestion budgétaire (prévisions budgétaires et budget par projet). Il-elle met en place un système de classement et d’archivage et facilite les communications à l’interne par le biais de différents outils. Polyvalent-e et rigour-eux-euse, il-elle est force de proposition et soutient l’ensemble de l’équipe pour toutes les questions relevant de l’administration générale de l’organisme.
Responsabilités spécifiques
Comptabilité et gestion financière
- Effectue le suivi comptable : paiement des fournisseurs, dépôts, émissions des reçus, réception et classement des pièces comptables, liaison avec la technicienne comptable ;
- Veille au respect du plan comptable en assurant la ventilation des revenus/dépenses dans les postes budgétaires appropriés ;
- Assiste la direction dans la préparation des demandes de subvention et des redditions de compte (rapports financiers) ;
- Collabore à l’élaboration, au suivi et à la révision des prévisions budgétaires annuelles ;
- Contribue à l’optimisation des outils de gestion (budget prévisionnel / budget par projet) ;
- Assure les inscriptions aux activités de formation et produit les reçus ;
- Prépare les documents requis pour la tenue de l’audit comptable.
Administration
- Assiste la direction dans la préparation des différents documents utiles pour la tenue des C.A, comités permanents, rencontres d’équipe ;
- Rédige les procès-verbaux et comptes rendus de rencontres (C.A, comités) ;
- Optimise le système de classement et d’archivage ;
- Coordonne la collecte des informations nécessaires à la production du rapport annuel ;
- Optimise les outils de communication internes pour faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe ;
- Assure la gestion du membrariat et la mise à jour de la base de données ;
- Assiste l’équipe au plan logistique lors de la tenue de rencontres et d’événements (réservation et préparation de salles, commandes traiteur) ;
- Assure la gestion des fournitures de bureau, des équipements informatiques, logiciels etc.
Profil recherché
- Diplôme de niveau collégial ou universitaire en administration ou tout autre domaine connexe ;
- Première expérience pertinente de minimum de 2 ans en administration ;
- Excellente maitrise de la suite Office ;
- Excellente maitrise du français oral et écrit ;
- Aptitudes en planification et gestion des priorités ;
- Expérience en suivis budgétaires ;
- Une première expérience professionnelle dans le secteur culturel constituerait un atout.
Qualités requises
- Capacité à travailler en équipe ;
- Sens des responsabilités ;
- Rigueur et minutie ;
- Écoute et entregent ;
- Discrétion ;
- Sens de l’initiative ;
- Grande autonomie ;
- Force de proposition.
Conditions d’emploi
- 3 jours/semaine (21 heures)
- Entrée en fonction : dès que possible
- 4 semaines de congés payés / année
- Journées de congés mobiles payés
- Rémunération selon l’expérience et la politique salariale
Pour postuler
Envoyez votre CV accompagné d’une lettre de motivation (format pdf) à dg@culturelaval.ca, au plus tard le 21 février 2020 à midi.
Veuillez noter que seul.e.s les candidat.e.s retenu.e.s seront contacté.e.s pour une entrevue. Les entrevues devraient se tenir la semaine du 2 mars.