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Adjoint-e à la direction

21 heures/semaine | Date limite : 21 février 2020 à midi

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la direction générale, l’adjoint-e à la direction assiste cette dernière dans la réalisation de tâches administratives, notamment par la production de différents documents et rapports. Il-elle est responsable du suivi comptable et de la mise à jour des outils de gestion budgétaire (prévisions budgétaires et budget par projet). Il-elle met en place un système de classement et d’archivage et facilite les communications à l’interne par le biais de différents outils.  Polyvalent-e et rigour-eux-euse, il-elle est force de proposition et soutient l’ensemble de l’équipe pour toutes les questions relevant de l’administration générale de l’organisme.

Responsabilités spécifiques

Comptabilité et gestion financière

  • Effectue le suivi comptable : paiement des fournisseurs, dépôts, émissions des reçus, réception et classement des pièces comptables, liaison avec la technicienne comptable ;
  • Veille au respect du plan comptable en assurant la ventilation des revenus/dépenses dans les postes budgétaires appropriés ;
  • Assiste la direction dans la préparation des demandes de subvention et des redditions de compte (rapports financiers) ;
  • Collabore à l’élaboration, au suivi et à la révision des prévisions budgétaires annuelles ;
  • Contribue à l’optimisation des outils de gestion (budget prévisionnel / budget par projet) ;
  • Assure les inscriptions aux activités de formation et produit les reçus ;
  • Prépare les documents requis pour la tenue de l’audit comptable.

Administration

  • Assiste la direction dans la préparation des différents documents utiles pour la tenue des C.A, comités permanents, rencontres d’équipe ;
  • Rédige les procès-verbaux et comptes rendus de rencontres (C.A, comités) ;
  • Optimise le système de classement et d’archivage ;
  • Coordonne la collecte des informations nécessaires à la production du rapport annuel ;
  • Optimise les outils de communication internes pour faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe ;
  • Assure la gestion du membrariat et la mise à jour de la base de données ;
  • Assiste l’équipe au plan logistique lors de la tenue de rencontres et d’événements (réservation et préparation de salles, commandes traiteur) ;
  • Assure la gestion des fournitures de bureau, des équipements informatiques, logiciels etc.

Profil recherché

  • Diplôme de niveau collégial ou universitaire en administration ou tout autre domaine connexe ;
  • Première expérience pertinente de minimum de 2 ans en administration ;
  • Excellente maitrise de la suite Office ;
  • Excellente maitrise du français oral et écrit ;
  • Aptitudes en planification et gestion des priorités ;
  • Expérience en suivis budgétaires ;
  • Une première expérience professionnelle dans le secteur culturel constituerait un atout.

Qualités requises

  • Capacité à travailler en équipe ;
  • Sens des responsabilités ;
  • Rigueur et minutie ;
  • Écoute et entregent ;
  • Discrétion ;
  • Sens de l’initiative ;
  • Grande autonomie ;
  • Force de proposition.

Conditions d’emploi

  • 3 jours/semaine (21 heures)
  • Entrée en fonction : dès que possible
  • 4 semaines de congés payés / année
  • Journées de congés mobiles payés
  • Rémunération selon l’expérience et la politique salariale

Pour postuler

Envoyez votre CV accompagné d’une lettre de motivation (format pdf) à dg@culturelaval.ca, au plus tard le 21 février 2020 à midi.

Veuillez noter que seul.e.s les candidat.e.s retenu.e.s seront contacté.e.s pour une entrevue. Les entrevues devraient se tenir la semaine du 2 mars.

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